Chính sách quyền riêng tư

1. Chúng tôi là ai và ứng dụng này làm gì

BizTown Rent Manager là ứng dụng dành cho chủ nhà trọ và người được chủ nhà uỷ quyền quản lý. Ứng dụng giúp quản lý nhà/dãy trọ, phòng, người thuê, hợp đồng, chỉ số điện nước, và tạo — gửi hoá đơn tiền trọ hàng tháng kèm mã QR chuyển khoản.

Người thuê nhà không cài và không có tài khoản trong ứng dụng này. Người thuê chỉ nhận hoá đơn một chiều qua SMS, email hoặc Zalo.

2. Hai vai trò cần phân biệt

Ứng dụng xử lý hai nhóm dữ liệu khác nhau, và trách nhiệm với mỗi nhóm cũng khác nhau:

• Dữ liệu tài khoản của bạn (chủ nhà / quản lý). Bạn tự đăng ký và tự nhập. Chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu này.
• Dữ liệu người thuê. Do chủ nhà nhập vào ứng dụng trong quá trình quản lý cho thuê. Với dữ liệu này, chủ nhà là bên kiểm soát dữ liệu, còn chúng tôi chỉ là bên xử lý dữ liệu theo yêu cầu của chủ nhà. Chủ nhà có trách nhiệm thông báo và xin sự đồng ý của người thuê trước khi nhập thông tin của họ vào ứng dụng.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

3.1. Dữ liệu tài khoản (do bạn cung cấp)

• Số điện thoại — dùng để đăng nhập và nhận mã OTP. Đây là thông tin bắt buộc.
• Họ và tên.
• Địa chỉ email (nếu bạn điền).
• Số CCCD/CMND (nếu bạn điền).
• Ảnh đại diện (nếu bạn tải lên).
• Mật khẩu — lưu dưới dạng đã băm (hash), chúng tôi không nhìn thấy mật khẩu gốc.

3.2. Dữ liệu vận hành do bạn nhập

• Nhà/dãy trọ: tên, địa chỉ, mô tả, ảnh, đơn giá điện nước mặc định.
• Thông tin nhận tiền: tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng — dùng để sinh mã QR VietQR in trên hoá đơn.
• Phòng: số phòng, diện tích, giá thuê, tiện nghi, ảnh.
• Người thuê: họ tên, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, email, số CCCD/CMND, ảnh mặt trước và mặt sau giấy tờ tuỳ thân, ghi chú.
• Hợp đồng: thời hạn, tiền thuê, tiền cọc, đơn giá điện nước, phí dịch vụ, kỳ thanh toán.
• Chỉ số điện, nước theo từng phòng và từng kỳ.
• Hoá đơn: các khoản tiền, tổng tiền, trạng thái, thời điểm gửi và thu tiền.

Số CCCD/CMND và ảnh giấy tờ tuỳ thân là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Chỉ nhập những thông tin này khi thực sự cần cho việc quản lý cho thuê, lập hợp đồng thuê nhà và khi người thuê đã đồng ý.

3.3. Dữ liệu kỹ thuật thu thập tự động

• Mã thiết bị nhận thông báo đẩy (device token) do Firebase Cloud Messaging cấp — dùng để gửi thông báo trong ứng dụng.
• Nhật ký kỹ thuật của máy chủ: thời điểm truy cập, loại thao tác, mã lỗi. Dùng để vận hành và xử lý sự cố.
• Lựa chọn ngôn ngữ và số điện thoại đã ghi nhớ khi đăng nhập — lưu trên chính điện thoại của bạn, không gửi về máy chủ.

3.4. Những gì chúng tôi KHÔNG thu thập

Chúng tôi không thu thập vị trí, danh bạ, lịch sử duyệt web, nội dung tin nhắn hay cuộc gọi trên máy bạn. Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo, không bán dữ liệu cho bên thứ ba, và không lập hồ sơ theo dõi người dùng.

4. Quyền truy cập thiết bị

• Camera và Thư viện ảnh — chỉ mở khi bạn chủ động chụp/chọn ảnh nhà, phòng, ảnh đại diện hoặc ảnh giấy tờ người thuê. Ứng dụng không tự ý truy cập nền.
• Thông báo — để báo hoá đơn đến hạn và các nhắc việc trong ứng dụng. Bạn có thể tắt bất cứ lúc nào trong Cài đặt của điện thoại.

5. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

1. Tạo và bảo vệ tài khoản, xác thực đăng nhập bằng số điện thoại và mã OTP. 2. Lưu trữ và hiển thị dữ liệu nhà, phòng, người thuê, hợp đồng của bạn. 3. Tính và tạo hoá đơn, sinh mã QR chuyển khoản. 4. Gửi hoá đơn tới người thuê qua SMS, email hoặc Zalo theo lệnh của bạn. 5. Gửi thông báo đẩy về hoạt động trong ứng dụng. 6. Bảo đảm an toàn hệ thống, phát hiện truy cập bất thường, khắc phục lỗi.

Chúng tôi chỉ gửi tin cho người thuê khi bạn bấm gửi — ứng dụng không tự động gửi cho người thuê sau lưng bạn.

6. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu ở mức tối thiểu cần thiết, với các nhà cung cấp dịch vụ sau:

Ngoài ra, chúng tôi có thể cung cấp dữ liệu khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu hợp pháp, hoặc khi cần để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chúng tôi và của người dùng.

Chúng tôi không bán, không trao đổi, không cho thuê dữ liệu cá nhân.

7. Nơi lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu được lưu trên hạ tầng đám mây của Supabase, tại trung tâm dữ liệu khu vực Mumbai, Ấn Độ (`ap-south-1`). Dịch vụ gửi SMS và Zalo do nhà cung cấp tại Việt Nam vận hành. Khi sử dụng ứng dụng, bạn đồng ý cho dữ liệu được chuyển và xử lý ở ngoài lãnh thổ Việt Nam với các biện pháp bảo vệ nêu tại mục 9.

8. Thời gian lưu trữ

• Dữ liệu tài khoản và dữ liệu vận hành được lưu trong suốt thời gian bạn còn sử dụng tài khoản.
• Khi bạn yêu cầu xoá tài khoản, chúng tôi xoá dữ liệu trong vòng 30 ngày, trừ phần bắt buộc phải lưu theo quy định pháp luật (ví dụ chứng từ liên quan nghĩa vụ thuế) — phần này lưu đúng thời hạn luật định rồi xoá.
• Bản sao lưu dự phòng được xoá theo chu kỳ, chậm nhất 90 ngày.
• Nhật ký kỹ thuật lưu tối đa 12 tháng.

9. Bảo mật

• Mọi kết nối giữa ứng dụng và máy chủ đều mã hoá bằng HTTPS/TLS.
• Mật khẩu được băm một chiều, không lưu dạng đọc được.
• Cơ sở dữ liệu bật Row Level Security: mỗi tài khoản chỉ đọc/ghi được dữ liệu của những nhà mà tài khoản đó được cấp quyền.
• Ảnh giấy tờ được lưu trong kho lưu trữ riêng tư, chỉ truy cập được bằng đường dẫn tạm thời có hạn sử dụng.
• Hoá đơn gửi cho người thuê được truy cập bằng mã tra cứu ngẫu nhiên, không đoán được, và không chứa thông tin đăng nhập.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho người dùng bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

10. Quyền của bạn

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:

• Được biết dữ liệu nào của bạn đang được xử lý.
• Truy cập và nhận bản sao dữ liệu của bạn.
• Chỉnh sửa dữ liệu sai hoặc đã cũ — phần lớn sửa trực tiếp trong ứng dụng.
• Xoá dữ liệu và xoá tài khoản (xem mục 11).
• Rút lại sự đồng ý đã cho trước đó.
• Hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền.

Gửi yêu cầu tới dreamnguyen@townsoftvina.com. Chúng tôi trả lời trong vòng 72 giờ và xử lý xong trong vòng 30 ngày.

Nếu bạn là người thuê nhà và muốn xem, sửa hoặc xoá thông tin của mình, vui lòng liên hệ chủ nhà — người đã nhập và đang kiểm soát dữ liệu đó. Bạn cũng có thể viết cho chúng tôi và chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới chủ nhà tương ứng.

11. Xoá tài khoản

Bạn xoá được tài khoản và toàn bộ dữ liệu ngay trong ứng dụng: vào Hồ sơ & Cài đặt → Xoá tài khoản, nhập mật khẩu để xác nhận. Dữ liệu được xoá ngay, không phải chờ xét duyệt.

Nếu không mở được ứng dụng, gửi email từ địa chỉ đã đăng ký, hoặc kèm số điện thoại của tài khoản, tới dreamnguyen@townsoftvina.com với tiêu đề "Yêu cầu xoá tài khoản". Chúng tôi xác minh danh tính và xoá trong vòng 30 ngày, theo giới hạn nêu tại mục 8.

Lưu ý: xoá tài khoản chủ nhà sẽ xoá luôn dữ liệu nhà, phòng, người thuê, hợp đồng và hoá đơn thuộc tài khoản đó. Nhà mà bạn chỉ được giao làm Quản lý thì giữ nguyên, chỉ gỡ quyền truy cập của bạn. Thao tác này không thể hoàn tác.

12. Trẻ em

Ứng dụng dành cho người từ 16 tuổi trở lên. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu phát hiện đã thu thập nhầm, chúng tôi sẽ xoá ngay.

13. Thay đổi chính sách

Khi chính sách này thay đổi, chúng tôi cập nhật nội dung tại trang này và sửa "Ngày hiệu lực" ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trong ứng dụng trước khi áp dụng.

14. Liên hệ

Công ty TNHH Townsoft Vina Địa chỉ: Tầng 6, số 6, ngõ 7, Lê Đức Thọ, phường Từ Liêm, thành phố Hà Nội, ,Việt Nam Email: dreamnguyen@townsoftvina.com Điện thoại: +84 382366608

--- ---

Privacy Policy

1. Who we are and what this app does

BizTown Rent Manager is an app for landlords and the managers they authorise. It helps manage rental properties, rooms, tenants, contracts and electricity and water meter readings, and it creates and sends monthly rent invoices with a bank transfer QR code.

Tenants do not install this app and have no account in it. Tenants only receive invoices one way, by SMS, email or Zalo.

2. Two roles to distinguish

The app handles two different sets of data, with different responsibilities:

• Your account data (landlord / manager). You register and enter it yourself. We are the controller of this data.
• Tenant data. Entered into the app by the landlord in the course of managing a rental. For this data the landlord is the controller and we act only as a processor on the landlord's instructions. Landlords are responsible for informing their tenants and obtaining their consent before entering their details into the app.

3. Data we collect

3.1. Account data (provided by you)

• Phone number — used to sign in and to receive one-time passcodes. Required.
• Full name.
• Email address (if you provide one).
• National ID number (if you provide one).
• Profile photo (if you upload one).
• Password — stored hashed; we never see your plaintext password.

3.2. Operational data you enter

• Properties: name, address, description, photos, default utility prices.
• Payment details: bank account holder name, account number and bank, used to generate the VietQR payment code printed on invoices.
• Rooms: room number, area, rent, amenities, photos.
• Tenants: full name, phone number, date of birth, sex, email, national ID number, photos of the front and back of their identity document, notes.
• Contracts: term, rent, deposit, utility unit prices, service fees, billing cycle.
• Electricity and water meter readings per room and per period.
• Invoices: line items, totals, status, sent and collected timestamps.

National ID numbers and identity document photos are sensitive personal data. Enter them only where genuinely needed to manage the tenancy, create rent contracy and only with the tenant's consent.

3.3. Technical data collected automatically

• Push notification device token issued by Firebase Cloud Messaging, used to deliver in-app notifications.
• Server technical logs: access timestamps, operation type, error codes, used to operate the service and troubleshoot problems.
• Language preference and the phone number you asked us to remember at sign in — stored on your own device only, never sent to our servers.

3.4. What we do NOT collect

We do not collect your location, contacts, browsing history, or the content of messages or calls on your device. We do not use your data for advertising, do not sell data to third parties, and do not build tracking profiles of users.

4. Device permissions

• Camera and Photo library — opened only when you actively take or pick a photo of a property, a room, your profile picture, or a tenant's identity document. The app never accesses them in the background.
• Notifications — to alert you about invoices due and in-app reminders. You can turn this off at any time in your device settings.

5. How we use the data

1. To create and protect your account and to verify sign-in by phone and OTP. 2. To store and display your property, room, tenant and contract records. 3. To calculate and produce invoices and generate payment QR codes. 4. To deliver invoices to tenants by SMS, email or Zalo at your instruction. 5. To send push notifications about activity in the app. 6. To keep the service secure, detect abnormal access and fix defects.

Messages go to tenants only when you press send — the app never contacts your tenants on its own.

6. Sharing with third parties

We share the minimum data necessary with the following service providers:

We may also disclose data where lawfully required by a competent authority, or where necessary to protect our rights or those of our users.

We do not sell, trade or rent personal data.

7. Where data is stored

Data is stored on Supabase cloud infrastructure in the Mumbai, India (`ap-south-1`) region. SMS and Zalo delivery are operated by providers based in Vietnam. By using the app you agree to your data being transferred and processed outside Vietnam, subject to the safeguards described in section 9.

8. Retention

• Account and operational data are kept for as long as your account is in use.
• When you request deletion, we delete your data within 30 days, except records we are legally required to retain (for example documents relevant to tax obligations), which are kept for the statutory period and then deleted.
• Backups are rotated out and deleted within 90 days at the latest.
• Technical logs are kept for at most 12 months.

9. Security

• All traffic between the app and our servers is encrypted with HTTPS/TLS.
• Passwords are one-way hashed and never stored in readable form.
• The database enforces Row Level Security: an account can read and write only the data of properties it has been granted access to.
• Identity document photos are held in private storage, reachable only through short-lived, expiring links.
• Invoices sent to tenants are opened with a random, unguessable lookup code that carries no login credentials.

No system is perfectly secure. In the event of a personal data breach we will notify affected users and the competent authority as required by law.

10. Your rights

Under Vietnam's Decree 13/2023/ND-CP on personal data protection you have the right to:

• Know what data about you is being processed.
• Access and obtain a copy of your data.
• Correct inaccurate or outdated data — most of it directly in the app.
• Delete your data and your account (see section 11).
• Withdraw consent you previously gave.
• Restrict or object to processing.
• Lodge a complaint with the competent data protection authority.

Send requests to dreamnguyen@townsoftvina.com. We acknowledge within 72 hours and complete the request within 30 days.

If you are a tenant and wish to see, correct or delete your information, please contact your landlord, who entered and controls that data. You may also write to us and we will forward your request to the relevant landlord.

11. Account deletion

You can delete your account and all associated data inside the app: open Profile & Settings → Delete account and confirm with your password. Deletion happens immediately; there is no approval queue.

If you cannot open the app, email dreamnguyen@townsoftvina.com from your registered address, or include your account phone number, with the subject "Account deletion request". We verify your identity and delete within 30 days, subject to the limits in section 8.

Note: deleting a landlord account also deletes the properties, rooms, tenants, contracts and invoices belonging to that account. Properties where you are only a Manager stay intact — only your access is removed. This cannot be undone.

12. Children

The app is intended for people aged 16 and over. We do not knowingly collect children's data. If we learn that we have, we delete it promptly.

13. Changes to this policy

When this policy changes we update this page and revise the effective date at the top. For material changes we will also notify you inside the app before the change takes effect.

14. Contact

Townsoft Vina Co.Ltd Address: 6th Floor, No. 6, Lane 7, Le Duc Tho, Tu Liem Ward, Hanoi City, Vietnam Email: dreamnguyen@townsoftvina.com Phone: +84 382366608